○篠栗町情報公開事務取扱要領

平成14年3月29日

要領第1号

第1 趣旨

この要領は、篠栗町情報公開条例に定める情報の開示に関する事務の取扱いについて必要な事項を定める。なお、公開条例による情報の公開を「開示」、公開条例によらない情報の公開を「提供」と定義する。

第2 用語

第3 総合窓口の設置

情報公開に係る事務の一元化を図るため、総合窓口を総務課に設置する。

第4 情報公開制度について所掌する事務

1 総務課が所掌する事務

(1) 情報公開制度についての相談・案内に関すること。

(2) 情報公開制度についての連絡調整に関すること。

(3) 総合窓口で行う開示の実施に関すること。

(4) 総合窓口で行う写しの交付及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(5) 篠栗町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。

(6) 情報公開制度の運用状況の公表に関すること。

(7) 審査請求の受付に関すること。

(8) その他情報公開制度に関すること。

2 所管課が所掌する事務

(1) 情報取扱事務の登録、変更及び廃止に関すること。

(2) 情報開示請求書の処理に関すること。

(3) 開示決定等に関すること。

(4) 所管課で行う開示の実施に関すること。

(5) 所管課で行う写しの交付及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(6) 審査請求の処理に関すること。

第5 情報開示請求に係る事務

1 請求に対する相談・案内

(1) 総合窓口での対応

情報の開示請求(以下「開示請求」という。)についての相談及び案内は、原則として総合窓口である総務課において応じるものとする。ここでは実施機関がどのような情報を管理しているかを明らかにするため、簿冊目録等を備え置き、町民がいつでも閲覧できるようにする。

(2) 所管課での対応

開示請求をしようとする者が、直接所管課へ来た場合は、所管課において、開示を求める情報が具体的にどのようなものであるかを聴き取り、所管課での他の制度による開示で対応できるとき、任意の情報提供で対応できるときは、所管課で対応するものとし、この条例により対応すべきものであるときは、総合窓口に案内するものとする。

2 請求に係る事務

(1) 情報の特定に必要な事項の聴取

総合窓口職員は、所管課職員とともに、開示請求をしようとする者から請求に係る情報の特定に必要な事項の聴き取りを行うものとする。

(2) 条例に基づく請求であることの確認

総合窓口職員は、開示請求をしようとする者の求める情報が、この条例により対応すべきものであるか否かについて、所管課と連絡を取り合って、次の①、②及び③により確認するものとする。

① 対象情報であることの確認

開示請求等をしようとする者の求める情報が条例第2条第2項に規定する情報であることを確認する。

② 条例第20条に該当する情報でないことの確認

条例第20条に該当する情報については、この条例は適用しない。したがって、開示請求をしようとする者の求める情報がこれに該当するかどうかを確認する必要がある。

なお、総合窓口職員は、開示請求をしようとする者の求める情報が同条に該当する要件を満たさないなどの場合であって、この条例の適用を受けない場合には、担当する所管課等を紹介するなど、適切な案内に努めるものとする。

③ 他の制度の開示で対応できるかどうかの確認

所管課と連絡を取り合って、他の制度により開示等ができ、かつその制度を利用する方が簡便である場合には、所管課に紹介する。また、任意の情報提供で対応が可能な場合も、同様とする。ただし、案内した後に、他の制度が利用できないことが分かり、再度総合窓口に戻ってくるなど、利用者に不便をかけることのないよう、所管課と十分に連絡を取り合うこととする。

(3) 所管課の特定及び連絡

総合窓口職員は、開示請求をしようとする者の求める情報を管理する課を特定し、当該所管課へ連絡する。

(4) 情報の有無の確認

総合窓口職員から情報の有無及び内容等の問合せを受けた所管課は、開示請求をしようとする者の求める情報の内容を把握した上で、その趣旨に沿った情報が存在するかどうかについて、速やかに確認し、当該情報が存在する場合には、当該情報の件名及び内容の概要を総合窓口職員に伝えるものとする。

(5) 請求書の記載内容の確認

総合窓口職員は、開示請求をしようとする者に情報開示請求書(以下「請求書」という。)の記入を求め、請求書の提出を受ける際は、次の事項について確認を行うものとする。

① 「住所・氏名・電話番号」欄は、開示請求をしようとする者及び開示決定等の通知先を特定するために正確に記載されていること。

② 「情報の件名又は内容」欄は、情報を特定するために必要な事項が具体的に記載されていること。

③ 請求書の「開示の方法の区分」欄は、該当する項目のいずれかに○が付けられていること。閲覧をした上で、必要部分のみの写しの交付を求める場合には、閲覧と写しの交付の両方に○が付けられていること。

(6) 補正の指導等

① 条例第6条の規定に基づき請求書の提出を受ける際に、当該請求書に書き漏れ、誤り、不明確な点等不備な箇所がある場合には、請求書の提出をした者(以下「請求者」という。)に対し、当該箇所を補正するよう指導するものとする。

② 請求者が補正に応じず、そのまま請求書を提出する旨の意思を明確に示した場合は、請求書は、そのまま受領するものとする。(当該請求については拒否する形で処理するものとする。)

③ 請求者が事前相談に応じないような場合は、事前相談なしに請求書を受領するものとする。

(7) 請求書の受領

総合窓口職員は、上記の手続後、請求者から請求書を受領し、速やかに所管課に送付する。なお、請求書を受領する段階で、次のようなことが分かった場合でも、請求の内容審査をする必要があるので、当該請求書を受領するものとする。(内容審査により、不適法と判断されれば、当該請求を拒否する形で処理するものとする。)

① 請求に係る情報が対象情報でないこと。

② 請求に係る情報が不存在であること。

③ 他の制度により、情報の開示ができること。

(8) 郵送による請求の取扱い

郵送による請求は、情報の特定が容易かつ確実に行えないなどの理由から原則として認めない。

(9) 請求者に対する説明

総合窓口職員は、即日に開示の決定ができないときは、次の事項を請求者に説明する。

① 請求に対する開示等の決定期間について

ア 決定には、当該請求に係る情報の検索や開示等の検討のために、請求書の提出を受けた日から起算して最長15日の日数がかかる場合があること。

イ 決定期間は、やむを得ない理由により、30日間を限度として延長することもあり、その場合は、後日その期間及び理由を情報開示可否決定延長通知書(規則様式第2号。以下「延長通知書」という。)で通知すること。

② 決定通知について

ア 請求に対する開示の決定は、書面により通知すること。

イ 請求者に「情報開示決定通知書(規則様式第3号)、情報部分開示決定通知書(規則様式第4号)、情報不開示決定通知書(規則様式第5号)」(以下「決定通知書」という。)が到達するのは、郵便事情等により、条例で定める決定期間を超える場合があること。

ウ 日時及び場所は、決定通知書に記入すること。

③ 費用の負担について

開示請求で、写しの交付が必要な場合は、写しの作成に要する費用は、請求者の負担となること。

3 開示等の決定に係る事務

(1) 請求に係る情報の検索・内容の検討

所管課長は、送付された請求書の内容を確認のうえ、当該請求に係る情報を検索して取り出し、当該請求に係る情報が不開示とする情報(条例第7条から第11条)に該当するかどうか等について慎重に検討するものとする。

(2) 第三者からの意見聴取

開示請求に係る情報に第三者(国・地方公共団体及び開示請求者以外の者。以下同じ。)に関する情報が記録されている場合には、その部分について請求者の請求に応じるか否かについて慎重かつ公正な判断を行うために、必要に応じて当該第三者の意見を聴くものとする。意見照会は、情報開示請求第三者意見照会書(規則様式第6号)により行うこととする。

なお、第三者に関する情報が含まれている情報を条例第8条第2項第3号若しくは第5号又は第9条第2項の規定により開示する場合には、必ず当該第三者の意見を聴かなければならない。この場合には、情報開示請求第三者意見照会書(規則様式第7号)により行うこととする。

照会書の「情報を開示しようとする理由」欄は、不開示情報に該当しない理由又は開示することの公益性を具体的に詳細に記載する。

(3) 内部調整

所管課長は、開示請求に対する開示等の決定を行うに当たっては、次のとおり調整を行うものとする。

① 総務課長との調整

所管課長は、開示請求に対する開示等の決定をしようとするときその他必要なときは、事前に総務課長と協議し、調整するものとする。

② 関係課長との調整

所管課長は、開示請求に係る情報の内容が所管課以外の課にも関係する場合は、必要に応じ関係課長と協議し、調整するものとする。

(4) 開示決定等事務

開示請求に対する開示等の決定手続は、起案により行うものとする。起案文書には、次に掲げる書類を添付し、決裁に当たっては、決定の統一性及び整合性を図ることから総務課長及び関係課長に合議するものとする。

また、やむを得ない理由により、開示等の決定期間を延長するときも同様の手続を行うものとする。

① 請求書(開示等の決定期間を延長する場合は、請求書の写し)

② 決定通知書の案又は延長通知書の案

③ 請求のあった情報の写し

④ その他開示等の決定の参考となる資料

(5) 決定通知書の記入方法

決定通知書の記入方法は、次のとおりとする。

① 「年月日」は、当該決定のあった日を記入する。

② 「情報の件名又は内容」欄は、請求書の同欄の中に記載されている件名又は内容をそのまま又は請求者が請求した内容であることが分かる程度に要約して記入する。

③ 「開示の日時」欄は、開示を実施する日時について、電話等で請求者の希望を確認の上、所管課の事務執行上の都合を考慮して決定し記入する。

なお、開示決定又は部分開示決定を行うに際して第三者から意見聴取を行い、反対意見書が出された場合には、該当開示決定又は部分開示決定の日から開示を行う日までの間に、当該第三者が審査請求手続を講ずるのに相当な期間(2週間以上)を確保するものとする。

④ 「開示の場所」欄は、総務課と協議し、適当な場所を確保する。

⑤ 「開示できない理由」欄は、適用する条項(条例第 条第 項第 号該当)と、その詳しい理由を記入する。理由は、「事務に支障があるため。」のような漠然とした理由ではなく、具体的な支障の内容を詳細に記入する。

また、複数の条項に該当したり、複数の理由がある場合には、代表で一つだけ記入するのではなく、必ず該当するすべての条項、理由を列記する。

⑥ 「開示できない部分の時限性開示」欄は、後日、開示しない理由が消滅する期日が明らかにできるときは、その期日を記入する。複数の開示しない理由がある場合には、すべての理由が消滅する時期を記入するものとする。

(6) 第三者への開示決定通知書の記入方法

反対意見書が出された情報を開示するときは、情報開示決定第三者通知書(規則様式第9号)により当該第三者に通知する。通知書の記入方法は、次のとおりとする。

① 「年月日」は、通知する日を記入する。

② 「反対意見書の受理日」欄は、反対意見書を町が受理した日(到達日)を記入する。

③ 「情報の開示を行う日時及び場所」欄は、決定した内容を記入する。

④ 「開示決定の理由」欄は、不開示条項に該当しない理由又は開示の公益性を具体的に記入する。

(7) 延長通知書(規則様式第2号)の記入方法は次のとおりとする。

① 「年月日」は、当該決定のあった日を記入する。

② 「開示可否決定等を延長する情報の件名又は内容」欄は、請求書の同欄の中に記載されている内容をそのまま又は請求者が請求した内容であることが分かる程度に要約して記入する。

③「延長期間の満了日」欄は、請求を受けた日から起算して45日を限度として、開示等の決定を行うことができる期日を記入する。

④ 「延長の理由」欄は、決定期間の延長を必要とする理由を具体的に記入する。

(8) 決定権者

開示決定等の決定権者(以下「決定権者」という。)は、所管課長とする。

(9) 決定通知書等の送付

所管課長は、開示請求に対する開示等を決定したとき又は決定期間の延長を決定したときは、速やかに決定通知書又は延長通知書を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付すること。

4 開示の実施に係る事務

(1) 請求者の確認及び所管課への連絡

総合窓口職員は、情報の開示を受けるため来庁した者に対し、決定通知書の提示を求め、請求者の確認を行うとともに所管課に連絡する。

(2) 開示の実施

情報の開示は、あらかじめ決定通知書により指定した日時及び場所で行う。総合窓口で開示を行う場合は、所管課は開示に必要な情報等を持参のこと。

なお、情報の閲覧により情報の開示を受ける者は、当該情報を汚損し、又は破損することがないよう丁寧に取り扱わなければならない。開示の実施中にこの取扱いに違反し、又は違反するおそれのある者に対しては、情報の閲覧を中止し、又は禁止することができる。

(3) 実費の徴収

複写、郵送その他実費の徴収は、次のとおりとする。

① 写しの交付

情報の写しの作成に要する費用として、日本工業規格B列5番からA列3番までの規格の用紙については、1面につき20円(カラーコピーは100円)をその他のものについては、写しの作成に要する実費を徴収する。なお、写しの交付部数は、1件の請求につき1部とする。また、両面コピーは行わない。

② 写しの送付

写しの作成に要する費用の確認を電話等で行った上で、写しの作成に要する費用(切手は不可)及び郵送に要する費用(切手も可)を受領してから、開示請求に係る情報の写し及び送付に要する費用の領収書を開示請求者に送付するものとする。

③ 実費の収納事務は、篠栗町財務規則(平成10年規則第6号)等の定めるところによる。

第6 審査請求に係る事務

1 審査請求の窓口

審査請求は、開示請求等に対する開示等の決定を行った処分庁に審査請求書(規則様式第10号)を提出することにより行うが、提出先については、審査請求人の利便を考慮し、総合窓口で統一してその提出を受けるものとする。

2 審査請求書の記載内容の確認

総合窓口職員は、審査請求をしようとする者から審査請求書の提出を受ける際は、次の事項について確認を行うものとする。

(1) 処分に対する審査請求の場合

① 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

② 審査請求に係る処分の内容

③ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日

④ 審査請求の趣旨及び理由

⑤ 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容

⑥ 審査請求の年月日

⑦ 審査請求人の押印

(2) 不作為に対する審査請求の場合

① 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

② 当該不作為に係る処分その他の行為についての請求の内容及び年月日

③ 審査請求の年月日

④ 審査請求人の押印

3 補正命令

総合窓口職員は、審査請求書の提出を受ける際に、当該審査請求書の記載事項や添付書類に不備がある場合には、審査請求人に対し、相当の期間を定めて、その補正を命じるものとする。

なお、審査請求人が、この補正命令に応じない場合又は相当の期間経過後に補正をなした場合には、当該審査請求は、不適法であるとして却下する。

4 不適法な審査請求の取扱い

所管課長は、要件審理の結果、審査請求が不適法であるときは、実体審理に入ることなく「却下」裁決を行うことになる。

なおこの実体審理に入り得ない不適法な審査請求とは、次の場合が挙げられる。

(1) 審査請求が法定の期間(処分があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内)経過後になされたとき。

(2) 審査請求ができない事項について審査請求がなされたとき。

(3) 審査請求をする資格のないものから審査請求がなされたとき。

(4) 処分庁を誤った審査請求がなされたとき。

(5) 審査請求書に不備があり、補正を命じてもその補正がなされないまま審査請求がなされたとき。

5 審査会への諮問

所管課長は、審査請求があった場合は、当該審査請求を不適法であることを理由として却下するとき及び開示決定等を取り消し又は変更し、当該審査請求に係る情報を全部開示するとき(当該開示決定等について反対意見書が提出されているときを除く。)を除き、すべて審査会に諮問するものとする。諮問は、審査請求書(規則様式第11号)に次に掲げる書類を添付して総務課長に協議の上、決裁するものとする。

(1) 審査請求書の写し

(2) 請求書の写し

(3) 決定通知書の写し

(4) 請求の対象となった情報が記録されている情報の写し

(5) その他必要な資料

6 審査請求人への諮問した旨の通知

所管課長は、審査会に諮問したときは、直ちに次に掲げる者に通知する。

(1) 審査請求人及び参加人

(2) 開示請求者

(3) 開示決定等について反対意見書を提出した者

7 審査会への資料の提出等

審査会は、篠栗町情報公開・個人情報保護審査会条例第4条により、強力な調査権限が付与されている。所管課長は、審査会から次に掲げる要請があった場合には、必ず応じなければならない。

(1) 審査請求のあった当該自己情報の提出を求めること(インカメラ審議)

(2) 審査会の指定する方法で分類整理した資料を作成し、その提出を求めること(ボーン・インデックス)

8 審査請求に対する裁決

所管課長は、審査会から答申を受けたときは、その答申を尊重して当該審査請求に対する裁決を行わなければならない。裁決手続は、起案文書により行い、裁決書の案及び審査会からの答申書を起案文書に添付するものとする。決裁は、篠栗町事務決済規程(昭和41年規程第1号)の定めるところにより行う。

9 審査請求人への裁決の通知

所管課長は、審査請求に対する裁決を行ったときは、直ちに審査請求人に対し、裁決書の謄本を送達するものとする。裁決の送達を確実に、かつ、後日の紛争を防止するために、裁決書の謄本は、配達証明扱いの郵便で送付するものとする。

なお、請求を拒否する裁決を取り消して、請求を認容する裁決をする場合には、裁決書の謄本の送達と同時に、情報開示決定通知書を審査請求人に送付するとともに、当該請求に係る情報に第三者に関する情報が記録されているときは、当該第三者に対し裁決内容を通知するものとする。

附 則

この要領は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月22日要領第1号)

この要領は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

篠栗町情報公開事務取扱要領

平成14年3月29日 要領第1号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第4節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成14年3月29日 要領第1号
平成28年3月22日 要領第1号