○篠栗町文書管理規則

平成14年3月29日

規則第2号

目次

第1章 総則(第1条~第10条)

第2章 文書の受領及び配付(第11条~第16条)

第3章 文書の処理(第17条~第28条)

第4章 文書の浄書及び発送(第29条~第34条)

第5章 文書の整理、保管及び保存

第1節 通則(第35条~第39条)

第2節 文書の移管(第40条~第43条)

第3節 文書の保有(第44条~第50条)

第4節 文書の利用(第51条・第52条)

第5節 文書の廃棄及び選別(第53条~第56条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規則は、別に定めるもののほか、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(文書取扱いの基本)

第2条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(定義)

第3条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 決裁 町長若しくはその委任を受けた者又は篠栗町事務決裁規程(昭和41年規程第1号)の定めるところにより専決する者が、その権限に属する事務について最終的にその意思を決定することをいう。

(2) 決定 副町長、課長、課長補佐及び係長(課長、課長補佐及び係長の職と同等の職にある者を含む。以下同じ。)が、決裁に至るまでの手続過程においてその意思を決定することをいう。

(3) 回議 決裁、決定若しくは承認を得るため、又は閲覧に供し若しくは意見を調整するため、文書をその権限ある者に回付することをいう。

(4) 合議 決裁を受けるべき事案が2以上の課に関連があるとき、その承認を得るため、順次関係課に回議することをいう。

(5) 供覧 決裁、決定若しくは承認を求める事案ではないが、参考のため、又は指示を受けるため、順次所属上司又は関係課の閲覧に供することをいう。

(6) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(7) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。

(8) 文書管理システム 文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書の管理に関する事務の処理を行うための情報処理システムをいう。

(9) 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。

(10) 文書の保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(11) 移管 保管している文書を保存箱に入れて書庫等事務室以外の場所に移すことをいう。

(12) 持出し 主管課の職員が、文書を持ち出すことをいう。

(13) 貸出し 主管課の職員以外の者に文書を貸し出すことをいう。

(14) 廃棄 保有期間が経過した文書を破棄することをいう。

(公文書の種類)

第4条 公文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 文書 事務の処理に必要な一切の書類をいい、公文書の種別は、おおむね別表第1に定めるものをいう。

(2) 普通文書 特殊文書、図書印刷物及び個人あて文書以外の文書をいう。

(3) 重要文書 請願書、陳情書、要望書、答申書及びその他の重要文書で直接町長の査閲を受け、その指示を受ける必要がある文書をいう。

(4) 特殊文書 親展文書、書留文書、内容証明付文書、配達証明付文書及び小包等の特殊郵便物をいう。

(5) 図書印刷物 定期又は不定期の刊行物をいう。

(6) 個人あて文書 個人あての封書及びその他の文書で親展以外のものをいう。

(7) 親展文書 内容を受信者以外の者に秘密にするため封皮に「親展」又はこれに類する用語の表示をした封書及び親展電報(明らかに私信と認められるものを除く。)をいう。

(課長の責務)

第5条 課長は、当該課における文書事務を統括し、文書事務の円滑適正な処理に努めなければならない。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の設置)

第6条 課長の文書事務の処理を補佐するため、文書取扱責任者及び文書取扱者を置く。

2 前項の文書取扱責任者は、係長(係長を置かない課にあっては、係長と同等の職にある者又は課長が指名する者)をもって充てる。

3 文書取扱者は、課長が指名する。

4 課長は、文書取扱責任者及び文書取扱者を指名したときは、速やかに、総務課長に通知しなければならない。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)

第7条 文書取扱責任者は、課長の命を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の処理の促進に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。

2 文書取扱者は、文書取扱責任者の指示を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の収受、文書管理簿の記載、文書の整理及び配付に関すること。

(2) 未完結文書の追求に関すること。

(3) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。

(4) 前各号に掲げるもののほか、文書の整理及び保管に関すること。

(用紙の規格)

第8条 文書作成に使用する用紙の規格は、原則として日本工業規格A列4番によるものとする。

(文書の処理年度)

第9条 文書処理に関する年度区分は、一般文書にあっては4月1日から翌年3月31日まで、法規文書、公示文書、令達文書及び議案文書にあっては、1月1日から12月31日までとする。

(文書の記号及び番号)

第10条 文書番号は、次の表の区分に掲げる番号簿により処理するものとし、当該区分に定める課が管理するものとする。ただし、告示文書及び一般文書については、文書管理システムにより取得した番号により適切に管理するものとする。

区分

番号簿の種別

管理区分

法規文書

例規番号簿(様式第1号)

総務課

令達文書

令達番号簿(様式第2号)

議案文書

議案番号簿(様式第3号)

2 前項の文書番号に付する記号は、一般文書にあっては当該会計年度の数字、町名の略称の「篠」及び主管課の略称を付さなければならない。

3 次の各号に定める文書は、第1項の規定にかかわらず、文書番号を省略することができる。

(1) 証明に関する文書

(2) 簡易な文書又は定例的な報告書等

(3) 法令の規定により処理方法を定められた文書

(4) 前各号のほか、総務課長が文書番号をつける必要がないと認めた文書

第2章 文書の受領及び配付

(到達文書の受領)

第11条 町に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、総務課で受領するものとし、次の各号に掲げるところにより処理する。

(1) 町長又は町あての文書を開封すること。ただし、親展(秘)文書、現金若しくは有価証券類封入の明示のある文書(以下「特殊文書」という。)その他開封が特に必要でないと認められる文書又は物品は、この限りでない。

(2) 受領した文書を原則として、当日中に主管課長に配付すること。

(普通文書の収受)

第12条 特殊文書その他開封が特に必要でないと認められる文書又は物品以外の文書(以下「普通文書」という。)の配付を受けた課の文書取扱者は、次に定めるところにより処理しなければならない。また、当該課に直接到達した普通文書及び職員が会議等で直接受領した普通文書についても同様とする。

(1) 収受した普通文書を電子化し、文書管理システムに件名、当該普通文書を収受した日その他必要な情報を登録し、文書番号を取得すること。

(2) 前号の普通文書が電子化して文書管理システムに保存することが適さない場合は、当該普通文書の余白に課収受印(様式第4号)を押印し、収受印の番号欄に前号の規定により文書管理システムで取得した文書番号を記載すること。

2 前項の規定にかかわらず、軽易な普通文書、刊行物その他これに類するものについては、文書管理システムへの登録を省略することができる。

3 第1項の規定にかかわらず、同種の普通文書を大量又は定例的に取り扱うときは、他の一定の帳簿により処理することができる。

4 配付を受けた課は、総務課から普通文書が誤って配付されたときは、総務課に対し、当該普通文書を返付しなければならない。

(特殊文書の収受)

第13条 次の各号に掲げる特殊文書を受領したときは、特殊文書収受簿(様式第5号)に差出人その他を記録のうえ主管課に配付し、受領印を徴するものとし、配付を受けた課の文書取扱者は、前条の規定により処理するものとする。この場合において、第2号に掲げる文書については、到達日時を封筒に明記し、総務課の収受担当者が押印のうえ処理する。

(1) 書留扱い(現金書留を含む。)、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書

(2) 訴訟、不服申立てその他到達の日時が行為の効力又は権利の得喪若しくは変更に関係がある文書

2 普通文書を開封した際に現金その他金券が同封されていた場合においては、特殊文書として収受手続を行わなければならない。

3 電報を受領したときは、その収受時刻を特殊文書収受簿に記載し、直ちに主管課に配付しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第14条 町に到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(勤務時間外の到達文書の受領)

第15条 勤務時間外に到達した文書は、総務課長の指定した者が受領し、勤務時間になって速やかに、総務課長に当該文書を引き渡さなければならない。

2 緊急の処理を要するものは、速やかに、総務課長に連絡し、その指示を受けなければならない。

(ファクシミリでの収受)

第16条 ファクシミリで受信した文書は、主管課に引き渡すとともに、第11条の規定の例により収受の手続をとるものとする。

第3章 文書の処理

(処理方針)

第17条 文書の処理は、すべて課長の責任において行うものとする。

2 文書取扱責任者又は文書取扱者は、課長の指示を受け絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(課長の指示)

第18条 課長は、文書を収受したときは、担当係長に次の各号に掲げる事項を指示して指定の期日までに処理させなければならない。

(1) 決裁区分

(2) 担当係

(3) 回答の要、不要

(4) 合議先

(5) 前各号に掲げるもののほか、処理に必要な事項

2 担当係長は、前項に規定する指示があった文書を自ら処理するもののほか、担当者に処理させなければならない。

(供覧文書の処理)

第19条 供覧を要する文書は、文書管理システムにより上司の閲覧に供するものとする。ただし、軽易な事案に係るものについては、文書の余白に供覧する旨記載して処理することができる。

2 前項の規定にかかわらず、主管課長は、上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、あらかじめ当該文書の決裁権限を有する者(以下「決裁権者」という。)の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

(起案)

第20条 文書の起案は、原則として文書管理システムを用いて行うものとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、当該各号に定めるところによることができる。

(1) 事務の性質上、他の用紙等を用いることが適当なものは、当該事務に適した用紙等を用いて処理することができる。

(2) 軽易な事案に係るものは、文書の余白に必要事項を記載して処理することができる。

2 文書の起案に当っては、次の各号に掲げるところによらなければならない。

(1) 起案文書には、件名を付し、処理の理由、経過及び結論を箇条書きにする等留意し、必要のあるときは関係法令、関係文書又は参考資料を添付すること。

(2) 密接な関連を持つ事案は、できるだけ一括して起案すること。

(3) 収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付しなければならない。

(4) 起案文書のうち、急を要するもの又は秘密の取扱いを要するものは、文書管理システムにその旨を登録し、紙文書にあっては、起案用紙の右上部にその旨朱書し、その他必要な措置を講ずること。

(5) 収受文書に基づく起案文書の番号は、収受の際に付された文書管理システムの番号を用いるものとする。

(起案文書の回議順序)

第21条 起案文書は、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 必要な関係職員に回議し、当該事案に係る事務を主管する係長(係長以上の者が起案を担当した者である場合は、その直属上司)から順次直属上司の決定を受けなければならない。

(2) 事案の処理及び施行が他の課に関係があると認められる文書は、他の課の必要な関係職員に回議した後に、主管課長の決定を受けなければならない。

(議案の処理方法)

第22条 町議会に提出する議案は、主管課で起案し、総務課長に合議のうえ決裁を受けなければならない。

(合議)

第23条 2課以上に関連する文書は、関係の深い課で起案し、関係課の合意を求めなければならない。ただし、単に回覧にとどめる趣意のものは、この限りでない。

2 合議文書を受けたときは、その内容に関して異議又は疑義があるときは、起案した課(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。

3 前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。

4 合議先の承認は、係長以上のものとする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては、この限りでない。

(緊急処理すべき事項の処理)

第24条 緊急に処理する必要があり、かつ、正規の手続を経る時間的余裕のない事項は、直ちに口頭によりその事項について決裁を受けて処理することができる。この場合において、事後にこの章の規定に準じて手続をとらなければならない。

(文書の審査)

第25条 文書の適正かつ統一を図るため、次に掲げる起案文書は、決裁を受ける前に、総務課長及び別に定める篠栗町法令審査委員会の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令、告示その他例規の制定及び改廃に関するもの

(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、町長が特に必要と認めるもの

2 前項の規定による審査の結果、軽易な修正にとどまるものは、修正の上回議し、事案の本質的修正を要するもの又は改案の要があるものは、起案者に、その旨を指示して返付しなければならない。

(文書の代決及び後閲)

第26条 文書等を代決するときは、文書管理システムにおいて代理承認を行い処理するものとする。ただし、紙文書等を代決する場合は「代」と表示し、代決する者が押印しなければならない。

2 急を要する起案等で決裁権者以外の上司が不在の場合は、文書管理システムにおいて後閲者設定を行い処理するものとする。ただし、紙文書等を代決する場合は、当該押印欄に「後閲」を朱書し、当該上司が登庁の際、直ちに閲覧に供しなければならない。

(廃案等の通知)

第27条 回議中又は合議中の起案文書を廃し、又はその内容に重大な変更を加えたときは、既に回議又は合議が終了した者にその旨を通知するものとする。

(決裁済文書の取扱い)

第28条 起案者は、文書管理システムに登録した起案文書について決裁を受けたときは、当該文書の内容を確認し、文書管理システムにおいて決裁済みの登録をしなければならない。

2 文書管理システムによらずに処理した起案文書について決裁を受けたときは、当該文書の内容を確認し、決裁済みとなった日を記入しなければならない。

3 決裁済文書は、次の各号により処理しなければならない。

(1) 議案については、決裁済文書を総務課へ送付すること。

(2) 規則、告示、公告及び訓令については、主管課において公示原稿を作成し、決裁済文書とともに総務課へ送付すること。

(3) その他の文書については、その文書の内容に従い、適切に処理すること。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書)

第29条 決裁済文書で浄書を要するものは、主管課において浄書しなければならない。

(照合)

第30条 浄書文書は、浄書後直ちに決裁済文書と照合しなければならない。

(文書の発信者名)

第31条 対外文書は、原則として町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は町名を用いることができる。

2 公印印影を刷り込んで使用する文書及び対内文書のうち課長が発信者名義のものについては、前項の規定にかかわらず、職名のみによることができる。

3 発信文書には、所管の課名及び係名を必要に応じて発信者名の下に括弧書で記入することができる。

(公印及び契印)

第32条 対外文書には、篠栗町公印規程(昭和41年規程第4号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁済文書と発送文書とを契印(様式第6号)で割印しなければならない。ただし、軽易な文書及び対内文書については、決裁済文書及び発送文書に「公印省略」又は「略割印」を記載し、押印を省略することができる。

(対外文書の発送)

第33条 起案者は、対外文書のうち発議文書については、文書管理システムにおいて付した番号を記入しなければならない。

2 対外文書は、特定のものを除くほか、すべて主管課において発送するものとする。

3 郵便切手を使用して郵送する場合は、郵便切手受払簿(様式第7号)及び郵便発送簿(様式第8号)に必要事項を記入しなければならない。

(施行年月日)

第34条 起案者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として、文書管理システムで処理しなければならない。

第5章 文書の整理、保管及び保存

第1節 通則

(文書の整理)

第35条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。

(保管)

第36条 文書の保管は、主管課において行うものとする。

(保管、保存用具)

第37条 文書の整理及び保管、保存には、キャビネット及びファイル用具を使用するものとする。ただし、使用するファイル用品は、総務課長が指定する標準品を使用することを原則とする。

(文書の整理及び保管)

第38条 職員は、文書を必要に応じて利用することができるように分類体系表に定める分類項目別に整理し、原則として、個別フォルダーに入れてキャビネット又は個人机の引き出しに収納しておくものとする。ただし、個別フォルダーに収納している文書で、不要となった文書は、随時整理し廃棄する。

(簿冊による保存)

第39条 簿冊により保存する文書は、リテンションシール及び背表紙を付し、リテンションシールには、分類項目の略文字、コード番号と保有期間を記載し、背表紙には、固有名詞、内容、形態、年月又は期間を記載し保存しなければならない。

第2節 文書の移管

(文書の移管時期)

第40条 文書の移管は、原則として年度文書にあっては毎年6月末までに行わなければならない。

2 常時使用する文書は、移管を行わないことができる。

(移管の方法)

第41条 移管は、事務室に保管している文書を、書庫等へ移す方法により行う。

2 前項の規定により移管する文書は、文書保存リストを作成し、保存箱に収納しなければならない。

(機密文書の移管)

第42条 機密文書については、前条第1項の規定によらないことができる。

(移管文書の精査)

第43条 総務課長は、第41条第1項の規定により移管した文書につき、その適否を精査する。

第3節 文書の保有

(文書の保有期間の種別)

第44条 文書の保有期間は、次の7種とする。

第1種 30年

第2種 10年

第3種 7年

第4種 5年

第5種 3年

第6種 1年

第7種 当該年度のみ

2 前項の規定にかかわらず、法令に保有期間の定めのある文書及び時効が完成する間、証拠として保有する必要がある文書については、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

3 文書の保有期間は、前項の規定によるもののほか、別表第2に定める保有期間の基準に基づき主管課長が定めるものとする。

4 第1種の文書は、総務課長の指示に従い、主管課長が10年ごとにその内容を見直し保有期間を検討する。

(文書の保有期間)

第45条 文書の保管及び保存期間(以下「文書保有期間」という。)は、リテンションスケジュール表(別表第3)に定めた年数を基準とする。

(保有期間の設定)

第46条 文書保有期間の決定又はその内容の変更は、総務課長の承認を得て行う。

2 主管課長は、文書保有期間を決定し、また、その内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。

(保有期間の計算)

第47条 文書の保有期間の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年初めから起算する。

(文書の保存方法)

第48条 保存を必要とする文書は、主管課長の指示を受けて、文書取扱責任者又は文書取扱者が次の各号に従い保存しなければならない。

(1) 文書管理システムで処理を行った電磁的記録は、文書管理システムにより整理し、及び保管すること。

(2) 紙文書は、保存終期別に仕分けし、保存箱に収納すること。

(3) 前2号において保存終期を異にするものについては、主たる文書の分類項目により整理すること。

(文書の保存場所)

第49条 保存の文書は、書庫又は総務課長が別に定める場所に保存するものとする。

(書庫の管理)

第50条 前条に規定する書庫は、総務課長が管理する。

第4節 文書の利用

(保管文書の貸出し等)

第51条 キャビネット等に保管された文書(以下「保管文書」という。)の貸出しを受け、又は保管文書を閲覧しようとする職員は、文書取扱責任者又は文書取扱者に申し出て、その承認を得なければならない。

(保存文書の閲覧及び貸出し)

第52条 執務上、書庫等に保存された文書(以下「保存文書」という。)の閲覧又は貸出しを受けようとする職員は、総務課長に申し出なければならない。

2 総務課長は、貸出期間中であっても必要があると認めるときは、当該貸出文書を返却させることができる。

3 保存文書の貸出しを受けた職員は、当該文書を庁舎外に持ち出し、又は転貸してはならない。ただし、やむを得ない理由があると主管課長が認め総務課長の許可を得た場合に限り、庁舎外に持ち出すことができる。

第5節 文書の廃棄及び選別

(文書の廃棄の決定)

第53条 文書が保有期間を経過したときは、総務課長の指示により速やかに廃棄しなければならない。

(保存期間の見直し)

第54条 総務課長は、保存期間の見直しをしようとする場合は、あらかじめ主管課長に協議しなければならない。

2 総務課長は、前項の規定により保存する必要がないと決定した文書について、廃棄の手続をすることができるものとする。この場合においては、次条の規定を準用する。

(廃棄文書の処理)

第55条 文書管理システムに保存されている文書を廃棄するときは、当該電磁的記録を消去するものとする。

2 前項に定めるもののほか、廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれがあるものは、関係職員立会いのもとに焼却、溶融、裁断等適切な処理をしなければならない。

3 廃棄を決定した文書で、事務執行上の参考とするため必要なものは、資料として保管することができる。

(歴史公文書の選別等)

第56条 総務課長は、保存年限が満了した文書のうち、別表第4に定める評価選別基準により歴史公文書に該当する文書については、主管課長と協議の上、福岡県市町村公文書館において保存するため福岡県自治振興組合へ移管するものとする。

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成14年4月1日から施行する。

(篠栗町文書編さん保存規程の廃止)

2 篠栗町文書編さん保存規程(昭和41年規程第3号)は、廃止する。

(篠栗町文書事務規程の廃止)

3 篠栗町文書事務規程(昭和45年規程第9号)は、廃止する。

(経過措置)

4 この規則による廃止前の篠栗町文書編さん保存規程及び篠栗町文書事務規程(以下「旧規程」という。)の規定に基づきなされた手続きその他の行為は、この規則によりなされたものとみなす。

5 旧規程の規定により調整した簿冊及び様式類で、現に残存するものは、当分の間必要に応じ補正して引き続き使用することができるものとする。

附 則(平成15年3月25日規則第9号)

この規則は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月27日規則第1号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成22年4月13日規則第7号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成26年3月7日規則第1号)

この規則は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月21日規則第9号)

この規則は、公布の日から施行し、改正後の篠栗町文書管理規則の規定は、平成27年4月1日から適用する。

別表第1(第4条関係)

公文書の種別

1 法規文

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 規程 規則と同意味で程度の軽いもの

ア 訓令 行政組織の内部的な規範であり、上級機関が下級機関に対して発する命令

イ 告示 住民の権利義務に関することを、法規として定めるもの

2 公示文

(1) 告示 法令の根拠に基づき、指定、決定等の事項を広く一般に知らせる公示

(2) 公告 単に事実を周知させる公示

3 令達文

(1) 訓令 町長が職員に対してその職務を指揮するため発する命令(法文形式をもつものは、「規程」又は「内規」とする。)

(2) 達 特定の個人又は団体に対し一方的に指示又は命令するもの

(3) 通達 町長又は上級行政機関がその指揮監督権に基づき、一定の事項を指示するもの

(4) 指令 申請、願い出等に対し行政処分の意思を表示するもの

(5) 依命通達 通知すべき事項を、町長の命によりその補助機関が職名を持って通知するもの

4 往復文

(1) 照会 ある事項を問い合わせるもの

(2) 回答 照会、依頼又は協議等に対して応答するもの

(3) 通知 特定の相手方に対して、一定の事実、処分又は意思を知らせる文書

(4) 報告 ある事実についてその経過又は結果等を上級の機関、団体又は委任者に知らせるもの

(5) 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に依願するもの

(6) 進達 経由文書を権限を持つ上級行政機関に取り次ぐもの

(7) 副申 進達する文書に参考意見を添えるもの

(8) 申請 許可、認可、承認及び補助金の交付など一定の行政行為を求めるもの

(9) 願い 一定の事項を願い出るもの

(10) 届け 一定の事項を行政機関等に知らせるもの

(11) 諮問 一定の機関に対し、法令上定められた事項について意見を求めるもの

(12) 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの

(13) 建議 諮問機関等がその属する機関に対して自発的に意見を申し出るもの

(14) 協議 一定の事案行為に対して、相手方に相談、了解又は合意を求めるもの

(15) 要請 特定の事項について何らかの処置を強く求めるもの

(16) 要望 行政機関から関係機関に特定の事項について何らかの処置を希望するもの

(17) 陳情 住民から公の機関に特定の事項について適当な処置をするように、その事情を訴え希望を述べるもの

(18) 承諾 申込みに対し承認の意思表示をするもの

(19) 催告 相手に対して一定の行為を催促するもの

(20) 意見 諮問機関等が行政機関に対し意思表示をするもの

5 儀礼文

(1) 表彰 一般に模範となるような個人及び団体の行為をたたえ、一般に広く明らかにするもの

(2) 賞 行事及び課程等において優秀な成績を収めた者を賞するもの

(3) 感謝 事務や事業を遂行するに当たり、積極的に協力又は援助した者に対し、感謝の意を表すもの

(4) 書簡 案内状、依頼状及び礼状等で儀礼的に発するもの

(5) あいさつ 式辞、祝辞、告辞、訓辞及び弔辞等を式典等で読みあげるもの

(6) 推薦 特定の人又は事柄を価値あるものとして勧めるもの

6 契約関係文

(1) 契約 一定の法律効果の発生を目的とする2人以上の当事者の意思の合致、すなわち、合意により成立する法律行為

(2) 仮契約 議決が必要となっている契約で、後日議会の議決を経たときに正式契約をする旨で仮に契約を結ぶもの

(3) 請書 契約金額が小額等で契約書の作成を省略した場合に、証拠として相手方から徴すもの

(4) 覚書 正規の契約書作成前にとりあえず原則的な事項や大綱を取り決めるもの又は既存の契約に附属的事項の取決めをするもの

(5) 協定 政策その他の方針を約束する場合に、大局的な取決めをするもの

(6) 念書 一方の当事者が相手方に対し義務を確認し、又は義務を負担することを明らかにするもの

7 庁内閲係文書

(1) 伺 事務の処理に当たって上司の意思決定を受けるもの

(2) 上申 上司に対して意見又は事実を述べるもの

(3) 内申 主として課内の人事関係事項について上申するもの

(4) 復命 上司から命じられた任務の遂行の結果を報告するもの

(5) 辞令 職員の身分、給与及び勤務等の異動等について、その旨を記載して当人に交付するもの

(6) 事務引継 前任者がその所管事務の概要及び懸案事項等を後任者に引き継ぐことを表したもの

(7) 議案 議会等において案件として審議するもの

(8) その他 証明、納付、納入、督促その他伝票類

別表第2(第44条関係)

第1種(永年保存する文書)

(1) 町議会の会議録及び会議結果報告書

(2) 条例、規則その他の重要な規程類の制定、改廃に関する文書

(3) 告示及び公告に関する文書で法文形式のもの

(4) 国又は県の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの

(5) 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの

(6) 歳入歳出決算書及び監査に関する文書

(7) 職員の採用・退職・賞罰・表彰等に関する文書

(8) 退職年金及び遺族年金等に関する文書のうち特に重要なもの

(9) 叙位、叙勲及びほう賞に関する重要な文書

(10) 不服の申立て、審査の請求、訴訟、調定及び和解に関する重要な文書

(11) 原簿、台帳、図面、建設竣工図面等及び検査で特に重要なもの

(12) 町税その他公課に関する文書で特に重要なもの

(13) 調査研究報告書、統計書、年報等で特に重要なもの

(14) 町有財産の得喪、変更及びこれに関する登記関係の文書

(15) 町の廃置分合、境界変更、字の名称及び区域の変更に関する文書

(16) 町の沿革及び町史の資料となる文書で特に重要なもの

(17) 事業及び事業計画に関する特に重要なもの

(18) 諮問、答申等に関する文書

(19) 契約書、協定書等で特に重要な文書

(20) 起債、借入れに関する文書で特に重要なもの

(21) 前各号に掲げるもののほか、10年を超えて保存する必要がある文書

第2種(10年保存する文書)

(1) 国又は県の行政機関の諸令達で将来の例証となる重要な文書

(2) 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる重要な文書

(3) 町行政の重要な計画及び統計に関する文書

(4) 請願及び陳情等に関する文書

(5) 歳入、歳出予算に関する文書

(6) 台帳及び帳簿等で重要な文書

(7) 職員の人事及び管理等に関する重要な文書

(8) 会計関係の出納(証拠書類)に関する重要な文書

(9) 前各号に掲げるもののほか、10年保存する必要がある文書

第3種(7年保存する文書)

(1) 町税その他公課に関する文書

(2) 前号に掲げるもののほか、7年保存する必要がある文書

第4種(5年保存する文書)

(1) 町議会、協議会及び委員会に関する文書

(2) 告示及び公告に関する文書で法文形式ではないもの

(3) 通知、申請、届出、報告、進達等の文書

(4) 町行政の事業計画に関する文書

(5) 補助金、負担金及び寄附等に関する文書

(6) 認可及び許可又は契約に関する文書

(7) 庁舎及び備品等管理に関する文書

(8) 台帳及び帳簿等で軽易な文書

(9) 工事及び補助事業に関する文書

(10) 職員の勤務管理、福利厚生及び安全衛生に関する文書

(11) 文書の収受簿、文書リスト及び保存リスト

(12) 前各号に掲げるもののほか、5年保存する必要がある文書

第5種(3年保存する文書)

(1) 軽易な通知、申請、届出、報告、進達等の文書

(2) 前号に掲げるもののほか、3年保存する必要がある文書

第6種(1年保存する文書)

(1) 軽易な照会往復文書及び回覧文書その他事務事業の執行に付随する文書

(2) 前号に掲げるもののほか、1年保存する必要がある文書

第7種(当該年度のみ保管する文書)

チラシ、単なる事務連絡、引継ぎ等に関する文書で、当該年度のみ保管することで足りる文書

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別表第4(第56条関係)

評価選別基準

1 評価選別の対象

明治以降に作成され、又は取得された文書のうち保存年限が満了し、現用でなくなった文書を対象とする。

2 評価選別基準

本町における行政の推移、内容、仕組み等が明らかとなるもの並びに住民生活及び社会情勢を反映している文書で、次に掲げるものとする。

(1) 例規等に関する重要な文書

(2) 組織又は制度に関する重要な文書

(3) 人事に関する重要な文書

(4) 行政区画及び地方制度に関する重要な文書

(5) 議会及び行政委員会に関する重要な文書

(6) 審議会、審査会その他重要な会議に関する重要な文書

(7) 重要な施策及び事業に関する重要な文書

(8) 予算、決算その他財務に関する重要な文書

(9) 公有財産に関する重要な文書

(10) 許可又は認可の行政処分に関する重要な文書

(11) 争訟等に関する重要な文書

(12) 調査、統計及び研究に関する重要な文書

(13) 監査又は検査等に関する重要な文書

(14) 叙位、叙勲、褒章及び表彰に関する重要な文書

(15) 選挙に関する重要な文書

(16) 住民の請願、陳情、要望等に関する重要な文書

(17) 重要な行事、儀式、事件、災害等に関する重要な文書

(18) 文化財等に関する重要な文書

(19) 法人及び団体に関する重要な文書

(20) 前各号に掲げるもののほか、福岡県市町村公文書館において保存する必要があると認められる文書

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篠栗町文書管理規則

平成14年3月29日 規則第2号

(平成29年3月21日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成14年3月29日 規則第2号
平成15年3月25日 規則第9号
平成19年3月27日 規則第1号
平成22年4月13日 規則第7号
平成26年3月7日 規則第1号
平成29年3月21日 規則第9号